ALPHAPROCESS Tutorial #2 - Arbeiten mit Checklisten und Vorlagen

Erfahren Sie in diesem kurzen Video, wie Sie mit den Checklisten und Vorlagen im System arbeiten können:

Checklisten basieren in ALPHAPROCESS immer auf Checklisten-Vorlagen. Diese können Sie über das Menü erstellen, bequem anlegen und einen Titel eingeben. In diesem Fall schauen wir uns das Erstellen eines Prozesses im Unternehmen an, eben der Urlaubsfreigabe.

Im Tab „Fragen“ können Sie nun diverse Fragen für diese Checkliste erfassen.

Beispielsweise muss der Mitarbeiter seinen Vornamen und auch den Nachnamen angeben, seine Abteilung, Start des Urlaubs und Ende des Urlaubs.

Jeder Eintrag in der Checkliste hat einen Typen. Standardmäßig ist das ein Ja/Nein-Feld und in diesem Fall brauchen wir Freitexte, und zwar einzeiligen Text, denn hier soll der Vorname des Mitarbeiters angegeben werden.

Das Gleiche gilt für den Nachnamen und auch für die Abteilung. Start und Ende hingegen erfordern die Eingabe eines Datums.

Das machen wir jetzt hier.

Wir wählen als Typ „Datum“ aus und speichern diese Vorlage. Sie haben jederzeit auch die Möglichkeit, „Automatisches Speichern von Änderungen“ zu aktivieren.

Ein weiterer Freigabebereich ist die Personalstelle. Die Personalstelle wird hier gegenzeichnen, ob der Urlaub freigegeben ist, und die Unterschrift setzen. „Freigegeben“ ist ein Ja/Nein-Feld, allerdings brauchen wir „Nicht zutreffend, nicht in der Auswahl“. Zudem erfordert es, dass die Personalstelle eine Unterschrift an dieser Stelle setzt, und dazu wählen wir hier Typ „Signatur“ aus und wir speichern wieder.

Zu guter Letzt brauchen wir noch den Bereich „Fachbereich“. Auch dieser muss den Urlaubsantrag freigeben mit einer Unterschrift. Hier brauchen wir also den Typ „Signatur“ und bei „Freigegeben“ benötigen wir „N/A, nicht zutreffend, nicht in der Auswahl“ und speichern das.

An dieser Stelle denken Sie vielleicht, dass das sehr aufwändig ist, immer wieder solche Fragebögen anzulegen. Das machen Sie natürlich nur ein einziges Mal und außerdem können wir Ihnen bei komplexen Prozessen und Fragebögen jederzeit sehr gerne helfen.

Die Checkliste an sich können Sie jetzt bei diesem Reiter anlegen.

Dort wählen wir jetzt „Neue Checkliste erstellen“ und weisen das mir als verantwortlichem Prüfer zu. Das Fälligkeitsdatum ist: Bis Freitag 12 Uhr muss ich den Urlaubsantrag gestellt haben.

Zuletzt klicken wir auf „Prüfung erstellen“ und die Checkliste ist im System für Christian Nolte eingestellt mit dem Fälligkeitsdatum auf dem 14.5., 12 Uhr.

Und so einfach ist es auch schon, eine Vorlage in das System einzupflegen und Checklisten auf Basis dieser Vorlage zu erstellen.